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Comment planifier une transformation numérique efficace

Max Trudel

Partenaire d'affaires

05 novembre 2018


Avouons-le, la transformation est un terme populaire au sein des organisations. Alors que de nouveaux modèles d’affaires apparaissent régulièrement, les entreprises bien établies commencent à sentir le besoin de se réinventer tant face à leur clientèle qu’au niveau de leurs opérations. À travers les différentes approches possibles, la transformation numérique se démarque. Celle-ci présente en effet la particularité d’impacter à la fois la structure même des opérations d’une entreprise, mais également son capital humain. Après tout, peu importe les systèmes implantés, ceux-ci nécessiteront une solide adoption par la main-d’œuvre à qui ils sont destinés.

Définir la transformation numérique

La transformation numérique consiste à utiliser la technologie pour améliorer les méthodes de travail, de vente, de production ou autres d’une entreprise. Voilà qui ratisse donc très large! En bref, il s’agit d’identifier un enjeu ou une opportunité au sein d’une entreprise pouvant être prise en charge par une solution technologique. Il faut ensuite identifier la meilleure technologie selon le contexte, la mettre en place et y adapter les processus impactés.

Finalement, l’un des volets les plus importants est de bien communiquer le changement et de former les employés impactés. L’adoption de la solution sera en effet la clé d’une transformation réussie!

Étape 1 : Analyser le contexte d’affaires

La première étape consiste à identifier et documenter l’opportunité ou l’enjeu ciblé. Vous voudrez ici comprendre les objectifs à atteindre, mais également identifier l’ensemble des employés et processus qui y sont liés. Vous voudrez également tenter d’observer comment d’autres entreprises ont réglé des problèmes similaires afin de vous inspirer de leurs réussites.

L’essentiel est ici de se limiter à un champ d’action par phase de transformation. Décider de se lancer dans la vente en ligne pourra donc passer dans un premier temps par la mise en place d’un système d’inventaire en ligne centralisé. Une fois cette solution en place et fonctionnelle, un second projet pourra s’attaquer à la création d’un site Web transactionnel.

Numériser votre gestion des ressources humaines peut donc débuter par une automatisation de la paie, avant de passer à une seconde phase qui prendra en charge l’assignation des ressources.

Bref, il faut s’assurer de ne pas mélanger différents chantiers à haut impact au sein d’un même projet bien que ceux-ci puissent déjà être anticipés dans le temps. Il est par ailleurs important que chaque projet présente des gains immédiats et non seulement en dépendance à ceux qui suivront.

Étape 2 : Planification et choix de la solution

Une fois les processus et activités à optimiser identifiés, il vous faut développer un plan de projet, ainsi que les requis de votre transformation. Ceux-ci incluront les fonctionnalités techniques requises, les changements à apporter aux rôles de certains employés, ou les embauches nécessaires, et les processus à modifier.

Vous pourrez par ailleurs identifier les solutions technologiques idéales, ainsi que les partenaires qui sauront vous aider à les mettre en place.

Étape 3 : Stratégie d’implantation

Une fois votre plan technique en main, il est primordial de définir une stratégie d’implantation de vos solutions. Cette stratégie visera à impliquer les employés clés le plus tôt possible dans le processus de transformation, afin qu’ils se sentent engagés dans sa réussite. Ces employés sont le plus souvent ceux ayant une aisance avec la technologie et qui auront le plus à utiliser vos nouveaux systèmes. Il peut toutefois aussi s’agir des personnes ayant la plus grande résistance au changement afin de minimiser celle-ci proactivement.

Parallèlement à l’implication de ces champions, vous voudrez déjà prévoir une stratégie de communication du changement et de formation de l’ensemble des employés dont le travail sera impacté.

Étape 4 : Développement et mise en place

Une fois votre plan de projet en main, vos technologies et fournisseurs choisis, il vous faut veiller à la construction de votre solution. Si cette étape est souvent prise en charge par un fournisseur, il vous faut demeurer vigilant pour que vos requis soient respectés. Il est aussi de votre responsabilité d’assurer le contrôle de la qualité final de la solution.

Un développement Agile, divisé en phase de moins de 4 semaines peut être une solution à envisager ici pour les projets les plus volumineux. Cette méthode de développement permet une implantation progressive de la solution permettant de diminuer la courbe d’apprentissage des équipes et d’étaler votre investissement initial.

Étape 5 : Implantation et accompagnement

Une fois vos systèmes prêts et installés, il vous faut en communiquer la mise en place à vos équipes. Les champions déjà impliqués dans le projet joueront ici un rôle de premier plan pour convaincre leurs collègues des avantages des nouveaux systèmes. Il vous faudra néanmoins procéder à une série de communications claires et orientées sur les bénéfices quotidiens de la transformation numérique en cours.

On ne le répétera jamais assez, cette étape est névralgique dans votre processus. La meilleure technologie ne sera efficace que si vos employés décident de l’utiliser à son plein potentiel!

Étape 6 : Suivi et formation continue des équipes

Finalement, une fois la solution implantée et utilisée, un accompagnement et du support devront être offerts à vos employés afin qu’ils l’apprivoisent et se l’approprient à long terme. Un plan d’amélioration continue devra aussi être considéré pour continuer d’améliorer vos systèmes en fonction de leur utilisation. Cela leur permettra de suivre la croissance de votre entreprise et d’éviter que leur apport ne diminue dans le temps.

Comme vous le voyez, entreprendre une transformation numérique de vos activités, peu importe son ampleur, présente un fort potentiel, mais aussi de grands défis. En vous alliant à un partenaire stratégique comme Amplio Stratégies, ayant l’expérience de telles implantations, un large réseau de fournisseurs de confiance et une connaissance pointue des principaux systèmes et technologies disponibles, vous minimiser votre risque. En se basant sur nos mandats précédents, nous pouvons également vous faire gagner de précieux délais grâce à divers outils de planification clé en main qu’il ne reste qu’à adapter à vos besoins.

Vous croyez que les technologies peuvent aider votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter avec nos experts.


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